科然《招标代理业务管理系统》是为招标代理机构量身定制的业务管理软件。已在山东省鲁成招标有限公司、山东省建设工程招标中心、海逸恒安项目管理有限公司、山东招标股份有限公司、山东恒诺建设工程咨询有限公司等大型招标公司应用多年。

本系统提供面向大型企业的集团版、中型企业的企业版、小型企业的轻量版，以及按账号按年付费的租赁版。

系统围绕招标代理公司从事的业务，以招标代理业务管理为核心，以项目为主线，实现了招标代理项目从立项到归档的全过程管理。同时结合OA系统、财务管理模块、微信移动办公，为招标代理公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。

区别于通用的OA办公自动化系统，本系统根据招标代理业务流程设置功能节点，具有明确的行业特征。如：从招标代理合同签订，到招标公告发布，到招标文件审批，到招标文件发售，到投标保证金的收缴，到开标后中标通知书发放，到投标保证金的退还和服务费的结算，再到项目档案的归档，环环相扣，功能节点前后关联和约束，可以实现业务的规范化管理，比如：招标文件没有审批完之前无法发售招标文件；中标通知书发出后15天内提醒完成项目档案归档；待结算服务费和待退还投标保证金的项目提醒。体现出管理软件与现实业务的紧密结合，而不是单纯的资料录入查询和OA审批。

功能模块名称	功能简介
一、开标前
项目立项	承接项目后，在系统内录入项目信息进行立项。
委托协议	签订招标代理合同时，通过本功能上传合同文本进行审批。
合作协议	公司与外部单位的联营项目合作协议审批。
法人授权书	给被授权人开具法人授权书时的审批。
招标公告或邀请书	上传招标公告或邀请书，提交审批，进行内审后外发
资格预审文件	上传资格预审文件，提交审批，进行内审后外发。
资格预审结果公示	上传资格预审结果公示，提交审批，进行内审后外发。
招标文件	招标文件编写完成后，提交审批，进行内审后发售。
投标单位（供应商）报名	投标单位或供应商通过“在线报名”模块报名后，通过本功能可以查看报名信息。可发起标书费收缴确认流程。
招标文件答疑变更	对于招标文件的补充、答疑、变更情况，进行内审后外发。
造价工作联系单	对于需要造价配合的项目，通过本功能上传相关文件、注明相关事项，建立招标和造价部门的沟通渠道。
招标（采购）文件范本库	建立不同项目类型的招标文件范本，在“项目立项”环节，系统会自动匹配招标文件范本，供项目人员参考使用。
二、开标后
中标（成交）公示	上传中标公示，提交审批，进行内审后外发。
中标通知书	上传中标通知书，提交审批，进行内审后外发。
更改项目状态	项目完成后，项目人员通过本功能更改项目的状态。
三、项目档案
项目档案	根据自定义的档案目录，由项目人员上传项目档案。
纸质档案交接	递交纸质资料到档案管理人，同时发起移交流程，由档案管理人员确认。可结合时限考核中判断上交是否及时。
四、财务
标书费收缴	投标人购买招标文件时，由项目人员发起标书费收缴流程，提交给财务人员确认。其他类型的文件费的收缴也通过此功能进行，如：资格预审文件费、图纸费等。
投标保证金收缴	项目人员收到交款信息后，通过本功能发起投标保证金收缴流程给财务人员确认。
服务费结算&投标保证金退还	项目开标完成后，通过本功能进行服务费的结算和投标保证金的退还。由项目人员发起，提交给财务人员确认办理。
五、统计报表
随着项目的进行，可自动形成本模块的统计报表。 为项目经理提供自己负责项目的工作管理平台。 为部门负责人提供查看本部门项目进展情况的平台。 为职能部门相关人员提供档案管理、项目业绩管理的平台。 为财务人员提供收支统计的平台。 为公司高层管理人员提供了项目整体管理的平台。
招标进度跟踪表	用于查看项目的进展情况，项目的每个阶段完成后，会自动打勾。
招标业绩与收入	用于统计公司的业绩情况和收入情况。
招标项目汇总表	对项目信息进行了汇总统计，具有项目业绩查询功能、项目档案管理功能。
招标业务文档	查看审批完毕已归档的流程文档。
供应商信息库	自动汇总供应商信息，可以按参与项目招标内容检索相关供应商，为新项目的招标采购提供可选供应商。
专家信息库	自动汇总各项目的专家信息，专家信息可自主维护。
招标文件审查统计	在招标文件的审批环节，可以填写招标文件审查表，并进行打分，打分记录汇总到此功能中。
项目档案审查统计	在项目档案归档环节，可以填写项目档案审查表，并进行打分，打分记录汇总到此功能中。
用印情况统计表	汇总谁在什么时间用了哪个印章在哪个项目的哪个资料。对印章进行把控。
时限考核	对于公司的管理要求，如：必须通过办公平台审批完成招标文件才能对外发售招标文件；项目开标后30天内必须完成项目档案归档。通过本功能可以统计完成情况，并自动辨别出正常还是违规。
近期项目进展报表	本报表体现了近期项目的进展情况，从开标时间、公示日期、中标通知书发放日期等日期节点，显示项目进展。
审核记录汇总表	本报表根据“招标公告”、“招标文件”、“中标公示”、“中标通知书”的审批结果，统计正常的和不正常的流程数量。
专家评标项目记录	本功能可对评标专家在项目中的表现进行评价查询。
OA办公
一、个人办公	即时消息；通知公告；传阅文件；工作论坛；在线签到签退；系统小秘书提醒；
二、财务管理模块	1、费用支出单:用于费用报销和公司的其他成本费用管理，可以关联到项目，实现项目成本统计； 2、借款还款:用于实现人员、部门的借款还款管理，可以实现借款余额动态管理，借款额度和次数控制，还款提醒，可以关联到项目。 3、报表统计:按部门、按报销人、按费用类别统计成本费用。 结合业务管理系统，实现收入与利润统计。
三、申请预约	人员外出/出差/请假申请；采购申请；可自定义各种办公流程，如：采购申请、用车申请等。
四、工作管理	个人日程；部门日程；任务管理；任务进程报告
五、邮件管理	邮件收发；通讯薄；外部邮箱集成配置；
六、工作流程	流程一览：发出申请、代办流程、已办流程、流程监控，事务委托。
七、会议室管理	会议室在线预约，会议室使用统计。
八、文档资源库	文档库管理；文档检索，建立业务标准化文件库。
九、人力资源	机构、部门、员工信息管理。

使用《招标代理业务管理系统》给您带来的好处：

3.1、业务标准化管理

从项目开始到结束，以项目为主线，串联并存档相关业务资料；

从盖章控制的角度入手，通过网上流转审批，保证外发的资料的正确性，杜绝用印随意性，明确单位内部的办事流程和流程环节职权责；

通过业务文件模板与工作流程的绑定，规范和统一项目外发资料的文件格式，提高单位的业务形象；

3.2、建立起公司的成本核算与控制体系

通过费用报销和项目的挂钩，实现按项目的成本核算，哪些项目是赔钱的，哪些项目是赚钱的，收入、成本和毛利润情况一目了然，为后续项目的承接提供数据导向；

结合对工资、保险、管理费用等非项目费用（间接费用）的管理，实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系，为绩效考核提供量化的数据参考，结合系统的权限控制体系，为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成，建立动态的目标管理体系。

3.3、建立起业务部门与财务部门的协同工作模式

财务部门作为独立的部门，难以从业务的角度配合业务部门的工作，通过系统中的工作流程，可以建立起协同工作模式；

上传标书费的收缴情况→财务确认收到→归入项目收入；

投标保证金的到账情况挂钩投标保证金的退还，以项目为单元，没收到的不能退，没到账的不能退，不能重复退，不能多退，中标未结算的不能退；

系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置，比如可以设置：没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金，没有上传过保证金的投标企业不能做结算，开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……

3.4、支持分公司异地应用

分公司在异地通过网络也可以使用本系统；

3.5、自动化出报表

项目招标进度跟踪表、招标业绩与收入汇总表、招标业务文档（已归档电子档案库）、招标项目信息汇总

报销统计（即成本统计）、[ 可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计 ]

用车情况报表，会议室使用情况表，物品借出与归还情况表，用品采购、库存、领用统计表，外出、请假、出差情况表等日常管理报表。

3.6、更深层次的业务管理

大量业务数据的电子化，使挖掘业务数据的深层次价值成为可能，让业务数据的积累成为企业的无形“固定资产”，让项目信息不再受人员离职、岗位变更等人员流动因素的影响，比如：建立起单位内部的供应商库，通过投标单位参与项目的类型、招标内容关键字，建立各行业的供应商库。

建立起企业内部的专家库。

……

3.7、全方位的办事提醒

您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒……

您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。

3.8、手机移动办公

《招标代理业务管理系统》已与微信和钉钉对接，通过个人微信、企业微信、钉钉均可查看和处理系统的待办流程。

3.9、平台化的系统

《招标代理业务管理系统》是一套平台化的系统。各业务板块的业务管理系统可以运行在同一个平台上，数据互通，如《招标代理业务管理系统》《造价咨询业务管理系统》《全过程咨询管理系统》可以根据需要选购，运行在同一平台上；基于WebService的设计可以为其他软件提供数据接口，如自动生成标书费收款凭证到财务软件；多层级的权限控制系统，可以接入第三方软件，实现一键登录。系统支持多角色共同使用，可以开放登录端口给招标人使用《可选模块：招标人之窗》，可以开放端口给投标单位《可选模块：在线报名系统》，通过支付宝/微信的在线支付功能，实现电子标书的自动销售与发放，通过银行提供的银企直连功能，实现投标保证金收缴自动确认和一键退还。

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